牙克石市机关事务管理局收发文管理制度

牙克石市机关事务管理局收发文管理制度

　　公文是在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。为了使本局公文的收发文管理规范化、制度化、科学化，依照《国家行政机关公文处理办法》等有关规定，结合我局实际情况，特制定本制度。 

第一部分 收文处理制度

一、收文的管理 

　　收文处理工作由综合办负责。 

二、收文处理程序 

　　收文处理的程序是；收文、登记编号、拟签、阅批、承办、归档。 

　 （一）收文登记拟签。当日收文须于当日进行登记和编号。文件资料由收发员按来文顺序编号登记，并填写“收文处理卡片”，并在收文处理卡上批注呈阅领导和承办部门。 

　 （二）文件阅批。来文经拟签后，收发员应按各文的拟签意见及时呈送局长阅批。阅批的文件应在2日内签批并退回办公室，紧急文件应于当日批后退回。 

　 （三）文件承办。收发员按照局长的阅批指示，及时向其他领导或有关承办部门转交。文件由承办部门在办公室“收文登记簿”上签收后留本部门办理。 

　 （四）文件归档。普通文件按照“谁主管、谁负责”的原则，年终全部移交档案室统一整理归档。 

三、收文、传阅工作要求 

　 （一）对所有的文件、资料，综合办要责成专人负责登记和保管。要注重收文工作的时效性，做到规范化、制度化， 

　 （二）传递文件资料须遵循先领导后部门原则。 

　 （三）对领导批示急办的文件，有关部门要及时办理，并将处理结果呈报有关领导。对于需要承办的急件，收发员须在收文当日完成登记、拟签、阅批、转交承办部门的程序。 

　 （四）文件在转递时要办理交接手续，移交人和接受人均要在各自的收文簿上签字登记，以分清责任。 

　 （五）各部门所承办的文件、资料要妥善保管，不得丢失，年终归档。 

　 （六）所有收文均应在综合办登记编号，个人不得保存文件正本。外出开会带回的文件，汇报或传达工作后应及时交办公室登记编号传阅，不得滞存。 

　 （七）要严格执行保密规定，所有的重要文件和资料不得随意放置，不得私白带到公共场所或家中阅看。 

第二部 分发文管理制度

一、发文要求 

　 （一）符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及上级机关的指示精神； 

　 （二）完整、准确体现发文机关的意图，提出的意见、措施切实可行，所列数字数出有据，陈述事实符合实际； 

　 （三）观点明确、条理清晰，结构严谨、表述准确，文字精练、文风端正，符合《国家机关公文处理办法》和《国家机关公文格式》等对文件的规范性要求。 

（四）发文严禁搬抄其它单位文件，不得复制网络相关文章。语言通顺，字词规范，字句妥帖，文字表述协调一致。

　（五）格式使用正确，人名、地名、时间、段落顺序、引文等使用准确，数字、计量单位和标点符号等用法规范；

　　　二、发文类型 

　　 发文的种类有：文件、函、会议纪要等。 

　　（一）文件适用于部署重要工作；转发上级机关的文件，向上级机关请示、报告重要事项；批转下级机关的重要请示、报告；任免工作人员；其他需以局名义印发的文件等。 

　　（二）函适用于答复市委办公室、市政府办公室及同级部门对有关具体问题的征询意见；就具体事项与同级部门或有关单位进行协商；印发局内部规章制度和通知有关事项；其他需以局名义印发的函件。 

　　 三、发文程序 

　 （一）草拟公文。拟稿人草拟公文后，填写发文卡片，交发文部门的负责人核稿。 

　 （二）公文的核稿与审核。各部门领导负责本部门所起草公文的核稿，综合办分管文秘工作的人员负责对发文进行审核。核稿人要对稿件作全面检查和修改，核稿的重点是对文件的内容、文字和发送范围等进行把关。公文送上级部门签发前，应当由综合办进行审核。审核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合规定等。 

　 （三）公文的签发。以事务局名义印发的上行文由局长签发；以党支部名义印发的公文由党支部书记签发；“内部情况通报”，由办公室核稿，分管领导签发；会议纪要和工作简报由分管办公室的领导签发。 

　 （四）公文的会签。会签文件的拟稿、核稿、签发程序与上相同，由拟稿单位负责与会签单位办理会签手续。 

　 （五）印制校对。文件发排后签印前，拟稿人必须将付印稿与签发稿进行认真校对。未经签发人批准，不得擅自改动文件。 

　 （六）用印。公文除“内部情况通报”、“会议纪要”等内部材料外，应当加盖与文头相符的公章，未加盖公章的文件无效。联合上报公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，公文单位都应当加盖印章。 

　 （七）归档。制成的公文应与签发稿一并归档，并按“谁主办、谁归档”的原则交档案室统一归档。