档案整理管理制度

档案整理管理制度

为做好文件材料的收集整理工作，按照《归档文件整理规则》进行整理、归档，结合我馆实际情况，特制定本制度。

一、凡本馆工作中形成的各种文件材料，按照归档范围，

进行归档文件整理。

二、多份文件为一件的文件材料必须要用卷绳三孔一线

装订到一起，永久或定期的文件材料都要装订。要求永久的

单份文件材料也要用卷绳装订，文件材料张数特别少的要在

文件的左上角用胶水粘好。定期的单份文件材料可用书钉装

订，不许有散页。

三、多份文件为一件的文件排序，来文首先是文件阅办

单，然后是正文；发文首先是正文，然后是发文签批单，最

后是底稿；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请小在

后。批阅文稿和签字一律用炭黑或蓝黑的钢笔或炭素笔，不

能用铅笔或圆珠笔。

四、采用年度一保管期限一问题分类法进行分类。即在

同一年度下将归档文件按保管期限分为永久和定期，再在保

管期限下面按问题分为党群类、行政类、业务类。

五、组件后在归档文件的首页上端居中空白位置盖上归

档章。在归档章内要注明全宗号、年度、保管期限。

六、按保管期限对归档文件材料进行编号，一个保管期

限排一个流水号。在同一保管期限内重要的文件材料排在前

边。文件材料的排序一定要规范，党、政分开，排列清晰，

便于查考。

七、归档文件目录和卷盒封面内容要填写清楚完整，不

得漏项，填写归档文件日期单位数要用0占位。

八、归档文件目录要求打印，以备档案进馆时所用。